1.Allgemeine Hinweise
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie personenbezogene Daten bei der Nutzung der SaaS-Plattform mytennis.software verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt gemäß dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) sowie, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere soweit sich das Angebot an Veranstalter und Teilnehmende in der EU richtet.
2.Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Datenschutzrechts ist der Betreiber von mytennis.software:
Artur KochanovLetzigraben 189, 8047 Zürich, SchweizE-Mail: info@mytennis.school
3.Wichtiger Hinweis zu Rollen: Verantwortlicher versus Auftragsverarbeiter
Bei der Nutzung von mytennis.software ist zwischen zwei Datenverarbeitungssituationen zu unterscheiden. Für die Daten, die im Rahmen des Betriebs der Website mytennis.school und der Vertragsbeziehung zu den Kunden der Plattform anfallen, etwa Kontaktdaten von Tennisschulen, Rechnungsdaten oder Nutzungsdaten der Kontoinhaber, ist der Betreiber von mytennis.software datenschutzrechtlich Verantwortlicher.
Für personenbezogene Daten, die die Kunden der Plattform, also die jeweilige Tennisschule, Akademie oder Trainingsstätte, im Rahmen der Nutzung über Schülerinnen, Schüler und Trainerinnen und Trainer eingeben, etwa Namen, Kontaktdaten, Leistungsniveau, Trainingszeiten oder Anwesenheitsdaten, handelt mytennis.software hingegen im Auftrag der jeweiligen Tennisschule als Auftragsverarbeiter. Verantwortlich für diese Daten bleibt in diesem Fall die jeweilige Tennisschule als Vertragspartner. Das gilt auch für Inhalte auf der Pinnwand und in der Spielerbörse; ob diese Funktionen genutzt werden, entscheidet die jeweilige Tennisschule. Die Einzelheiten dieser Auftragsverarbeitung regelt ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag, der Geschäftskunden zum Vertragsschluss zur Verfügung gestellt wird. Schülerinnen, Schüler und Trainerinnen und Trainer, die Fragen zur Verarbeitung ihrer Daten haben, wenden sich bitte in erster Linie an die jeweilige Tennisschule, die die Plattform nutzt.
4.Zweck der Datenverarbeitung
Personenbezogene Daten werden ausschliesslich zum Betrieb von mytennis.software verarbeitet, insbesondere für die Verwaltung von Tennisschulen und Vereinen, die Organisation von Trainings, Saisons und Kursen, die Verwaltung von Schülern, Trainern und Gruppen, Terminplanung und Anwesenheitskontrolle, Kommunikation mit Nutzern über die Plattform sowie, sofern vom Veranstalter aktiviert, die Rechnungsstellung und die Erfassung von SEPA-Lastschriftmandaten sowie, sofern von der Schule eingeschaltet, den Austausch innerhalb der Schule über die Pinnwand und die Spielerbörse. Zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Plattform verwenden wir ausschliesslich anonymisierte oder aggregierte Daten ohne Personenbezug.
5.Verarbeitete Datenkategorien
Je nach Nutzung können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Vor- und Nachname, Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Rolleninformationen (Manager, Trainer, Schüler), Gruppenzuordnungen und Trainingsdaten, Termin- und Anwesenheitsdaten, administrative und vertragliche Informationen, Login- und Authentifizierungsdaten sowie technische Daten wie IP-Adresse, Zeitstempel und Logdateien. Nutzt eine Schule die Pinnwand oder die Spielerbörse, kommen Beiträge, Fotos und Videos, Kommentare, Reaktionen, Zu- und Absagen, Stimmen in Umfragen, Lesebestätigungen, Profilbilder sowie die Angaben der Spielerkarte hinzu (Ziffern 18 und 19).
Bankverbindungen / SEPA (nur für Veranstalter in Deutschland und Österreich): Bietet ein Veranstalter das SEPA-Lastschriftverfahren an, können Bankverbindung und Einzugsermächtigung über die Plattform erfasst werden. Diese Daten werden ausschliesslich im Auftrag des jeweiligen Veranstalters gespeichert und nur diesem zugänglich gemacht. Zahlungen erfolgen direkt zwischen Teilnehmer und Veranstalter; mytennis.software ist an keinem Zahlungsfluss beteiligt und nutzt diese Daten nicht für eigene Zwecke.
6.Minderjährige
Über die Plattform werden regelmässig Daten minderjähriger Teilnehmender bearbeitet. Die Anmeldung Minderjähriger erfolgt durch die Erziehungsberechtigten oder durch den Verein bzw. die Tennisschule mit deren Zustimmung. Für das Einholen dieser Zustimmung ist der jeweilige Veranstalter verantwortlich. Wir bearbeiten nicht mehr Daten von Minderjährigen, als für die Teilnahmeverwaltung erforderlich ist, und geben sie nicht an Dritte weiter. Auf der Pinnwand melden Erziehungsberechtigte für ihre Kinder zurück; ob Fotos von Kindern veröffentlicht werden dürfen, klärt die Schule mit den Erziehungsberechtigten. Die Spielerbörse steht nur volljährigen Mitgliedern offen.
7.Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten
Bietet ein Veranstalter Verpflegung an, können freiwillig Angaben zu Allergien oder Unverträglichkeiten erfasst werden. Diese Angaben sind nur den berechtigten Personen des jeweiligen Veranstalters zugänglich und werden ausschliesslich für die Durchführung des Angebots verwendet.
8.Kontaktaufnahme
Bei Kontaktaufnahme über das Kontaktformular, per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die mitgeteilten Angaben (Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Inhalt der Anfrage) ausschliesslich zur Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise vorvertragliche Massnahmen). Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation nicht sicher ist; vertrauliche Angaben sollten nicht per E-Mail übermittelt werden.
WhatsApp: Wir bieten die Kontaktaufnahme über WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd. / Meta) an. Bei Nutzung dieses Kanals gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp; dabei können Daten in die USA übermittelt werden. Die Nutzung ist freiwillig — alle Anliegen können alternativ per E-Mail an uns gerichtet werden.
9.Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt, soweit die DSGVO anwendbar ist, auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Vertrags mit der Tennisschule beziehungsweise dem Nutzerkonto, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Plattform, sowie gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei ausdrücklicher Einwilligung, etwa für optionale Cookies. Für Schweizer Nutzer gelten ergänzend die entsprechenden Bestimmungen des revDSG, insbesondere zur Verhältnismässigkeit und Zweckbindung der Datenbearbeitung.
10.Eingesetzte Dienstleister und Auftragsverarbeiter
Zur Bereitstellung der Plattform setzt mytennis.software folgende Kategorien von Dienstleistern ein, die personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag von mytennis.software und gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften verarbeiten:
Hosting und Infrastruktur: Vercel Inc. (USA) für die Bereitstellung der Webanwendung sowie Supabase (Datenbank und Authentifizierung)
E-Mail-Versand und Benachrichtigungen: Resend
Zahlungsabwicklung: Es werden keine externen Zahlungsdienstleister eingesetzt. Zahlungen erfolgen direkt zwischen Teilnehmern und dem jeweiligen Veranstalter; mytennis.software ist an keinem Zahlungsfluss beteiligt.
Technischer Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit: Sentry (Fehleranalyse) sowie Vercel (Logs und technischer Betrieb)
Mit allen Anbietern, die personenbezogene Daten im Auftrag von mytennis.software verarbeiten, bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge beziehungsweise, soweit erforderlich, Standardvertragsklauseln der EU-Kommission für Übermittlungen in Drittstaaten.
Innerhalb der Plattform sehen andere Mitglieder derselben Schule nur die Angaben, die in den Ziffern 18 und 19 beschrieben sind. An Dritte ausserhalb der Plattform werden diese Inhalte nicht weitergegeben.
11.Datenstandort und internationale Datenübermittlung
Soweit einzelne der oben genannten Dienstleister Daten in Länder außerhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, insbesondere in die USA, erfolgt dies nur auf Basis geeigneter Garantien, etwa der EU-Standardvertragsklauseln oder eines Angemessenheitsbeschlusses, und wird auf Anfrage näher erläutert.
12.Besuch der Website / Server-Logs
Beim Aufruf der Plattform werden automatisch technische Informationen erfasst (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp und -version, Betriebssystem). Diese Daten dienen der Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs, der Systemsicherheit und der Fehleranalyse (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen zur Profilbildung findet nicht statt.
13.Cookies und ähnliche Technologien
mytennis.software verwendet technisch notwendige Cookies, um grundlegende Funktionen wie Login-Sessions und Sicherheitsmechanismen sicherzustellen. Diese Cookies erfordern keine Einwilligung, da sie für den Betrieb der Plattform unbedingt erforderlich sind.
Derzeit setzen wir keine Statistik-, Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Sofern künftig Cookies oder vergleichbare Technologien für Statistik, Analyse oder Marketing eingesetzt werden, wird vor deren Einsatz gesondert über ein Consent-Banner informiert und, wo gesetzlich erforderlich, insbesondere für Nutzer aus Deutschland und Österreich nach dem TDDDG beziehungsweise dem österreichischen Telekommunikationsgesetz, vorab eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt. Die Einstellungen können jederzeit über den Button „Cookie-Einstellungen“ im Footer der Website angepasst oder widerrufen werden.
14.Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Kontodaten werden nach Beendigung des Nutzerkontos und Ablauf etwaiger vertraglicher Nachfristen gelöscht. Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen werden aus handelsrechtlichen Gründen für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt. Sicherungskopien (Backups) werden nach einer begrenzten Frist von 30 Tagen automatisch entfernt. Server- und Zugriffsprotokolle werden spätestens nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Für Pinnwand und Spielerbörse gelten die Fristen der Ziffern 18 und 19.
15.Rechte der betroffenen Personen
Nutzerinnen und Nutzer haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung, sofern diese auf berechtigtem Interesse beruht, Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar, sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch eingelegt werden. Anfragen können jederzeit an info@mytennis.school gerichtet werden. Schülerinnen, Schüler und Trainerinnen und Trainer, deren Daten von einer Tennisschule über die Plattform verwaltet werden, wenden sich mit Auskunfts- oder Löschanfragen bitte primär an die jeweilige Tennisschule als Verantwortliche.
16.Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), für Deutschland die Datenschutzaufsichtsbehörde des jeweiligen Bundeslandes des Beschwerdeführers, und für Österreich die österreichische Datenschutzbehörde.
17.Push-Mitteilungen
Wer die Plattform als App auf dem Home-Bildschirm nutzt, kann Push-Mitteilungen einschalten (Absagen, Änderungen, Anmeldungen, Rechnungen der eigenen Schule). Dafür wird je Gerät eine vom Browser erzeugte Push-Adresse mit zwei Schlüsseln gespeichert. Die Zustellung erfolgt über den Push-Dienst des Geräteherstellers (Apple, Google); der Inhalt ist auf dem Weg dorthin verschlüsselt. Die Adresse wird 90 Tage nach der letzten Nutzung des Geräts gelöscht, bei Abmeldung in der App oder im Gerät sofort. Push ist freiwillig und lässt sich jederzeit in der App oder in den Geräte-Einstellungen abschalten.
18.Pinnwand
Die Pinnwand ist eine Funktion, die eine Schule für ihre eigenen Mitglieder einschalten kann. Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf der Pinnwand ist allein die jeweilige Schule: Sie entscheidet, ob sie die Pinnwand nutzt, wer schreiben darf und was veröffentlicht wird, und sie moderiert und löscht Inhalte. mytennis.software stellt nur die technische Funktion als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Schule bereit (Ziffer 3), nutzt die Inhalte nicht für eigene Zwecke und greift nur auf Weisung der Schule oder zur Behebung technischer Störungen darauf zu. Für Beiträge, Kommentare, Fotos und Videos sind die Personen verantwortlich, die sie veröffentlichen; für das Einverständnis abgebildeter Personen die Schule.
Alles bleibt innerhalb der Schule: Beiträge, Fotos, Videos und Kommentare sehen nur Personen dieser Schule, an die sich ein Beitrag richtet, und nur nach dem Login. Für andere Schulen und öffentlich im Internet sind sie nie sichtbar.
Schulleitung und Trainer richten Beiträge an die ganze Schule, an Gruppen oder an ausgewählte Spielerinnen und Spieler. Mitglieder und Erziehungsberechtigte können lesen, mit einem Herz reagieren, kommentieren, zu- oder absagen und an Umfragen teilnehmen. Personen erscheinen dabei mit Vorname und Profilbild, nicht mit Nachnamen. Wer einen Beitrag lesen darf, sieht auch, wer ein Herz gegeben, kommentiert oder zugesagt hat. Bei Umfragen sind die Abstimmenden sichtbar, ausser die verfassende Person macht die Umfrage anonym; dann sieht niemand, auch die Schule nicht, wer wie gestimmt hat. Vollständige Zusagelisten und wer einen Beitrag gelesen hat, sehen nur die Schulleitung, die verfassende Person und die zuständigen Trainer. Fotos und Videos herunterladen kann nur das Personal der Schule.
Die Schulleitung kann Beiträge und Kommentare jederzeit löschen, jede Person ihre eigenen Kommentare. Technisch voreingestellt sind folgende Fristen: Gelöschte Beiträge und Kommentare werden nach 30 Tagen endgültig entfernt; Beiträge an die ganze Schule oder an ausgewählte Personen 12 Monate nach der Veröffentlichung, Beiträge an eine Gruppe 12 Monate nach dem Ende der Gruppe, jeweils samt Fotos, Videos und Kommentaren. Schaltet die Schule die Pinnwand aus, werden die Inhalte ausgeblendet, aber nicht gelöscht. Über neue Beiträge informiert die Plattform in der App und, wenn die Schule dies eingeschaltet hat, per E-Mail ohne den Inhalt des Beitrags.
Fragen und Anliegen zu Inhalten der Pinnwand richten Sie bitte an Ihre Schule.
19.Spielerbörse
Die Spielerbörse ist eine Funktion, die eine Schule für ihre eigenen Mitglieder einschalten kann, damit diese innerhalb der Schule Spielpartnerinnen und Spielpartner finden. Verantwortlich für die Datenbearbeitung in der Spielerbörse ist allein die jeweilige Schule: Sie entscheidet, ob sie die Spielerbörse nutzt, und kann Karten ausblenden. mytennis.software stellt nur die technische Funktion als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Schule bereit (Ziffer 3), nutzt die Angaben nicht für eigene Zwecke und greift nur auf Weisung der Schule oder zur Behebung technischer Störungen darauf zu.
Jede Spielerkarte gehört zu genau einer Schule und ist nur für angemeldete Mitglieder dieser Schule sichtbar, nie öffentlich. Es gibt keine Suche über mehrere Schulen und keinen Austausch zwischen Schulen; wer Mitglied mehrerer Schulen ist, hat je Schule eine eigene, getrennte Karte.
Volljährige Mitglieder können freiwillig eine Karte anlegen. Sie zeigt Vorname und Anfangsbuchstaben des Nachnamens, Profilbild, Alter, Geschlecht, Spielstärke und einen kurzen, selbst verfassten Text, und sie lässt sich jederzeit ausschalten. Mitglieder können auf eine Karte reagieren und eine Kontaktanfrage mit einer kurzen Nachricht senden. Wer reagiert hat, sieht nur die Inhaberin oder der Inhaber der Karte. Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden erst sichtbar, wenn die angefragte Person zustimmt, und nur für die anfragende Person; die Freigabe lässt sich jederzeit zurückziehen. Unbeantwortete Anfragen verfallen nach 14 Tagen. Endet die Mitgliedschaft bei der Schule, werden Karte, Reaktionen und Anfragen der Person gelöscht.
Was nach einer Freigabe ausserhalb der Plattform vereinbart wird, liegt allein in der Verantwortung der beteiligten Personen. Fragen und Anliegen zur Spielerbörse richten Sie bitte an Ihre Schule.
20.Datensicherheit
Es werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen, darunter Verschlüsselung der Datenübertragung, regelmäßige Backups sowie eingeschränkte Zugriffsrechte auf Produktivsysteme.
21.Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit angepasst werden, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen der Plattform anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf der Website verfügbar.
Massgeblich ist die deutsche Fassung dieser Datenschutzerklärung; Übersetzungen dienen der Verständlichkeit.